如果 alex@gmail.com 要寄信给 john@gmail.com，因为寄信者和收信者使用同一个邮件服务器，所以在上述步骤二中，gmail.com 的主机发现收信者是自己机器的使用者，则会将该信件存放在使用者的新件匣中。
从寄信到收信的流程中，每一个网络上的组件都扮演着不同的角色
- Mail User Agent (MUA)：邮件使用者代理人，这是使用者用来写信、收信的程序。例如，我们常用的 Outlook Exporess、Thunderbird 等。它的作用在于提供使用者一个好用的收发信件接口，并将信传到自己的邮件服务器。
- Mail Transfer Agent (MTA)：邮件转送代理人，是一个负责转送信件的服务器。UNIX 中使用的 Sendmail、Postfix 就是 MTA 软件。它的作用在于收到 MTU 寄来的信后，根据信件地址，将信件转送到目的地。在目的地中，也有另一台 MTA 会负责接收信件。有时候信件并不会一次就从使用者的计算机传送到目的地的主机，而是会经由许多 MTA 转送到目的地的主机。这种 MTA 接收非自己的信件，并转送到别台 MTA 的动作就叫作「Relay」。
- Mail Delivery Agent (MDA)：邮件递送代理人，负责将要给本地使用者的邮件分配到使用者的信箱中。在 UNIX 中，MDA 通常是 mail 这支程序。
当我们在寄信时，所使用的是 SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) 通讯协议，在一台邮件服务器上，必须要先安装邮件服器软件，以接收 SMTP 协议所寄来的信件。MTA 和 MTA 之间传送信件时也是使用 SMTP 协定。而收信时，使用的是 POP3 (Post Office Protocol) 或是 IMAP (Internet Message Access Protocol) 协定。如下图：
一般常用的 SMTP 软件为 UNIX 内附的 Sendmail、Qmail、或 Postfix。而收信时所使用的 POP3 及 IMAP 软件 UNIX 并未内建，因此我们必须自行安装。然而做为一台 Mail Server，我们要设定的是最少要做到可以正常使用 POP3 及 SMTP 来让使用者收发信。另外，我们也可以使用 Web 接口的邮件收发软件，Web 接口的邮件收发软件可以让使用者不必使用 Outlook 等软件即可经由任何操作系统的浏览器轻松收发信件。
传统上，SMTP 在接受使用者寄信时，并不须经过身份认证，任何人都可以使用你的主机来制造垃圾信。因此 UNIX 内建的 Sendmail 是不接受 SMTP 寄信的。而一般的 ISP 业者大多是以控制联机来源的方式，禁止非允许网域的使用者 RELAY。但如果我们以控制联机来源的方式，便无法在其它非允许的IP地址使用SMTP，这对于想要任何地方都可以发信的人十分不分便。因此，我们必须让使用者透过 UNIX 使用 SMTP 身份认证的功能来寄信，让要使用诸如 Outlook 以 SMTP 寄信的使用者必须先通过本机的身份认证。
在开始架设邮件服务器之前，您必须先设定好 DNS。由于传送信件时，必须查找目的地主机的 IP。如果您的主机没有合法的 DNS 设定，信件将无法正确送达。另外，您的服务器 IP 也必须设好反解，IP 名称必须和您的主机名称对映，如果反解不正常，有的服务器可能会拒收您所送出的信件。
（责任编辑：云子）
