3、强大的文档共享管理
在生产制造行业里，生产日报表的上报是每天必不可少的一项重要工作。操作流程简单，生产部门填写后打印，送生产主管领导审阅，然后即可存档。这一工作中的瓶颈即是纸张浪费严重，同时对于生产统计员每天下班前拿着日报表跑到500米外的领导办公室提交很是麻烦。而现在则不同了，自从应用协同管理系统之后，华阳集团不仅生产日报表在协同文档中管理，仓库库存日报表、质量月报表等报表也都利用协同管理系统来实现。现在华阳的生产统计员每天下班前就做一个动作：上传前日生产报表，所需时间一分钟即可完成。
4、公共信息发布窗口
原来厂里下发的公告、公示，如厂里的厂务公开、比价采购等原来都是在公告栏中张贴，一遇到刮风、下雨，公告、公示不是被风撕烂就是被雨淋湿，效果很不理想。上了协同管理系统后，再也不必担心刮风下雨了。而且随时随地，即使在家中也可以看，极为便捷。以往午休时刻大家蜂拥而上看最消息时的拥挤场面一去不复返了。
5、讨论区讨论活跃，职工积极参与
在华阳的协同管理系统中利用率最高的除了报表这一块外，就数讨论区了。讨论区已经成了员工与领导沟通的一个桥梁、平台。员工可以将自己的心得体会、工作经验等发表在讨论区中与大家交流、共享。拓展了公司员工的视野，使华阳员工不出厂区就知厂外事、国内事、天下事。这对于华阳的发展无形中起到了厂报等其它舆论工具所起不到的作用。
应用效果分析
如今，上至集团总经理下至普通工作人员，对使用协同管理系统所带来的便利都深有体会，此前想要查找一份文件，所需要花费的精力很多，有时甚至翻箱倒柜，而今只要轻轻摁动鼠标、敲敲键盘，仅是举手之劳那么简单。在没上协同管理系统之前，华阳集团每月的材料打印、报表打印数以万计，几乎每月这方面的费用都得上万。而相关的打印机、扫描仪、软盘、U盘等各种设备的重复购置费用更是惊人。上了协同管理系统之后，这方面的费用大大降低，以致于打印室的人员反映现在的工作比以前轻松了不少，更让人惊奇的是：办公消耗品费用节约程度达到了30%-50%！
华阳集团于1998-2004年分别通过了ISO9002质量体系认证、ISO9001-2000版质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证和OHSMS职业健康安全管理体系认证，到了2005年华阳集团决定将这三大体系三证合一。而这三大体系的认证工作又极为复杂、繁琐，之间既相对独立，又相互联系。原因在于三大体系的认证分属不同的部门，在搞认证时部门与部门之间的协调、认证是个很麻烦的事，各种文件、记录、表格、手册每一个都要完备。上了协同管理系统后，各个体系之间就有了方便的沟通桥梁，相关的文件资料在协同管理系统上相互传阅、沟通，极大地方便了三大体系的认证，减轻了员工的工作量，也提高了认证的工作效率，为公司的认证做出了较大贡献。人均事务处理能力比以前普遍提高10%－30%，跨部门沟通效率提升了30%-50%。
内部管理上，降低了信息的衰减，在过程中建立了有效控制，提升了结果质量，保障了华阳集团战略的达成，并且在这个过程中建立了一种新型的办公管理文化和工作模式，大大提高了华阳集团的执行力。
（五）结束语
目前协同管理系统在华阳集团内部上下引起了不错的反响。协同管理系统使华阳摆脱了时空限制，在华阳搭建了一间虚拟、共享的网络办公室。现在华阳集团内部很多工作已经离不开协同管理系统，华阳的很多业务流程已经初步实现了与信息化的捆绑建设，信息化建设与各项业务工作的联系日益紧密，这也正是目前华阳集团全公司上下的共同体会。(T112)
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